Njegova praktična vrednost je u tome što omogućava da se na jednostavan način proveri koji je dokument u pitanju, kojoj reviziji pripada i da li je u trenutku provere evidentiran kao ažuran.
U AKTER-u je QR kod deo digitalnog životnog ciklusa Akta i povezan je sa Digitalnim registrom procene rizika.
Akt nije dokument koji jednom napravimo i zaboravimo
Akt o proceni rizika tokom svog životnog ciklusa može biti predmet izmene i revizije.
Promene u organizaciji, lokaciji, procesima, postojećim merama ili drugim okolnostima mogu dovesti do potrebe za njegovim ažuriranjem.
Zbog toga vremenom mogu postojati različite revizije istog Akta.
U takvoj situaciji prirodno se postavlja pitanje:
Kako proveriti da li je dokument koji imamo pred sobom upravo poslednja ažurna revizija?
Jedan od načina jeste javna provera putem QR koda.
Kako QR provera radi u AKTER-u
Svaki Akt može imati svoj jedinstveni QR kod.
Skeniranjem koda korisnik se usmerava na javnu stranicu za proveru u okviru Digitalnog registra procene rizika.
Na toj stranici mogu se proveriti osnovni podaci potrebni za identifikaciju dokumenta, kao što su:
- identifikator Akta
- revizija dokumenta
- datum izrade
- organizacija
- organizaciona jedinica odnosno lokacija
- Partner za bezbednost
- menadžer rizika
- status Akta u trenutku provere
Na taj način korisnik ne mora da se oslanja samo na podatke odštampane na dokumentu, već može da proveri i njegov trenutni status u sistemu.
Šta QR kod ne omogućava
Važno je napraviti jasnu razliku između javne provere dokumenta i pristupa sadržaju Akta.
Skeniranje QR koda ne znači da je sadržaj procene rizika javno dostupan.
Javna provera ne treba da otvara podatke o identifikovanim rizicima, procenjenim vrednostima rizika, merama za postupanje, internim prilozima ili drugim informacijama koje nisu namenjene javnom prikazu.
Drugim rečima:
QR kod potvrđuje podatke o dokumentu i njegovom statusu – ne otvara sam dokument.
Revizija je jednako važna kao i identitet dokumenta
Sama potvrda da određeni Akt postoji nije uvek dovoljna.
Ako je dokument u međuvremenu revidiran, važno je znati da li se pred nama nalazi Rev.0, Rev.1, Rev.2 ili neka naredna revizija.
Zato je u AKTER-u QR provera povezana sa aktuelnim stanjem dokumenta u Digitalnom registru.
Time se omogućava da se u trenutku provere utvrdi ne samo o kom Aktu je reč, već i da li dokument odgovara njegovoj trenutno ažurnoj reviziji.
Digitalizacija nije samo izrada dokumenta
Često se digitalizacija procene rizika svodi na pitanje:
„Da li je dokument napravljen u računaru?“
To je samo mali deo procesa.
Prava vrednost digitalizacije pojavljuje se kada se dokumentom može upravljati tokom čitavog njegovog životnog ciklusa:
od inicijalizacije i izrade, preko važenja, do revizija, mera za postupanje, ažuriranja i arhiviranja.
QR provera je samo jedan vidljiv deo tog sistema.
Ona povezuje dokument koji neko drži u rukama sa njegovim aktuelnim digitalnim zapisom.
Probajte javnu proveru
Na pripremljenom demo Aktu možete praktično da vidite kako ovaj princip funkcioniše.
Skenirajte QR kod na vizualu ili otvorite demo proveru i pogledajte koje informacije su dostupne bez pristupa sadržaju samog Akta.
AKTER upravlja životnim ciklusom Akta
AKTER je razvijen tako da procenu rizika ne posmatra samo kao trenutak izrade jednog dokumenta.
Akt nastaje, menja se, dobija nove revizije, povezuje se sa merama za postupanje i tokom vremena mora ostati ažuran.
Zbog toga je mogućnost provere njegovog statusa samo jedan deo šireg koncepta digitalnog upravljanja procenom rizika.
Želite da vidite kako AKTER upravlja Aktom kroz njegovu izradu, revizije, mere i ažuriranja?